Cómo evitar la falta de productividad en la jornada laboral

En una encuesta de productividad laboral realizada por Internet en el año 2005 por Microsoft®, los participantes estadounidenses que trabajaban un promedio de 45 horas semanales, consideraban a 16 de las mismas como improductivas. Aunque el 61 por ciento de los encuestados relacionó directamente la productividad y los programas de computación con los que trabajan, queda aún un 39 por ciento que calificó de improductiva más de la tercera parte de su semana laboral.

A pesar de que esto, sin duda, les pone los pelos de punta a algunos jefes, no es sorpresa para el trabajador promedio. Un hecho que es especialmente cierto en la actualidad, cuando los trabajadores enfrentan más distracciones que nunca, como los mensajes de texto, la Internet, el correo electrónico e incluso los celulares. Y todo esto puede contribuir en su conjunto a erosionar la productividad del trabajador.

Sin embargo, tampoco debe achacársele toda la culpa al trabajador. En la encuesta citada, los participantes aseguraron que dedican un promedio de 5.5 horas semanales a reuniones, mientras que el 71 por ciento de los encuestados estimó que las mismas no eran productivas. Cada uno de estos factores, tanto las distracciones como las prácticas comerciales que podrían ser obsoletas e inefectivas, pueden impedir que el trabajador supere la falta de energía en la jornada laboral de la forma más productiva posible. No obstante, hay algunos “trucos del oficio” que pueden ayudar a que el trabajador sea más productivo y disfrute el día como resultado.

• Anote las tareas del día. Quizás le pueda parecer simple, pero con una lista a mano, es más fácil hacer sus labores y evitar la distracción. Debido a la existencia de la Internet y el correo electrónico personal, resulta fácil olvidarse de todo lo que necesitamos hacer en un día determinado. Antes de salir de la oficina cada noche, haga una lista de tareas que debe hacer al otro día. Esta lista puede funcionar como un recordatorio a la mañana siguiente, y ayuda a que el trabajador se concentre en las tareas asignadas.

• No navegue por la Internet. La Internet puede ser el principal causante de la pérdida de productividad laboral en la historia. Si bien el acceso a la Internet puede ayudar a que el trabajador mantenga determinado nivel de cordura durante la semana laboral, dedicarle demasiado tiempo no le hace bien a nadie (excepto a los anunciantes de la Web, por supuesto). Si tiene que navegar por la Internet todos los días, hágalo en intervalos establecidos como la hora del almuerzo o al término de la jornada de trabajo. Los que desayunan en la oficina pudieran usar ese tiempo mientras comen para visitar algunos sitios Web favoritos, pero manteniendo al mínimo la navegación.

• Sea organizado. El desorden en el escritorio o el área de trabajo de la computadora o de la oficina, es un factor reconocido por gran parte de los trabajadores de la nación como perjudicial para su productividad. Mantenga todo lo que necesita a mano, y cree un sistema mediante el cual pueda encontrar fácilmente lo que busque. Por ejemplo, guarde los documentos importantes en archivos mensuales o semanales, para poder encontrarlos más fácilmente cuando los necesite. La pérdida de tiempo buscando documentos puede socavar la productividad, y aumentar el estrés relacionado con el trabajo.

• Siga analizando lo funcional y lo que no funciona. Muchas compañías han prestado atención a encuestas como la realizada por Microsoft, y adaptado su política Si más del 70 por ciento de los participantes en una reunión la consideran improductiva, considere cancelar todas las reuniones. Podría ser más eficiente analizar simplemente los asuntos por correo electrónico o individualmente.